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办理因公临时出国的流程指南
发布时间:2018-11-30     文章来源:      浏览次数:

 

 

本指南的依据是国家、广东省及学校的有关规定,请申请出访者先行学习。本指南中所述文件、表格均可从外事处网站查阅和下载。如有出访,请联系外事处甘老师获取最新资讯,电话89003275,所有电子版材料发送外事处邮箱:international@zhku.edu.cn

 

一、相关规章制度

出访人办理出访前,应先认真阅读理解相关规章制度:

Ÿ   中共中央办公厅、国务院办公厅转发中央组织部、中央外办等部门《关于加强和改进教学科研人员因公临时出国管理工作的指导意见》的通知

Ÿ  《广东省办公厅关于加强和改进教学科研人员因公临时出国管理工作的实施意见》(粤委办〔2016〕64号)

Ÿ  《省直党政机关和事业单位因公临时出国经费管理办法》(粤财行[2014]32号)

Ÿ  《仲恺农业工程学院因公临时出国(境)管理办法(修订)》(仲外字[2018]3号)。

以上文件可在外事处网站-规章制度栏目查看和下载。

 

二、申报程序及注意事项

1阶段:申报(半)年度计划

二级部门、单位或经费项目负责人应按学校或外事处通知于规定时间(每年约5月底、10月底)前填写年度《因公临时出国(境)团组计划申请表》,向外事处分别报送下半年(含次年寒假)和明年上半年(含暑期)学术性出访团组计划。

厅级领导每年10月或11月底向外事处(港澳台事务办公室)报送次年全年出访计划,含随团人员名单。

由外事处汇总上报审批。

 

2阶段:出访前报批、办理签证

   第一步 出访人至少需要在计划出访时间前3个月完成校内审批

    1. 校内审批所需基础材料

Ÿ 外文邀请函(电子版。建议出访时间最好写长一点,如3月-5月期间visit during March to May,以便时间上更灵活。我校同一团所有出访人可1份邀请函,邀请函必须有出访人姓名,跟其他单位一起组团出访的,请邀请方单独发一份邀请我校所有出访人的邀请函。有的国家签证需要原件,请在第三步前获得邀请函原件)

Ÿ 经费项目证明(审批《经费预算说明》用,如项目合同等,纸质版)

Ÿ 其他支撑文件(证明出国学术访问必要性的文件,如协议合同等)

 

   2.审批程序

  (1)协商确定、填写《仲恺农业工程学院因公临时出国(境)任务行程计划表》(简称行程计划表)并完成表中相关审批

 (2)填写《经费预算说明》并请财务处审批盖章

(3)填写《仲恺农业工程学院因公临时出国(境)申请表》(简称申请表)并完成各栏审批。(学校计划内一般性出访只填表不需审批盖章)

(4)广东省因公出国纪律责任书(经全团人员研读并签名的纸质版)

 

  3.按组织管理权限提交校内审批结果

教学科研人员6个月以上学术性出访需持普通护照出国(境)的,应说明理由,按组织人事管理权限将申报材料交人事处或组织部审批、管理、存档和进行出访前教育。获批后的申请表、行程计划表、因公出国纪律责任书签名页的复印件报外事处备案。

 6个月内出访团将完成校内各级审批同意的上述完整申报材料原件交外事处(港澳台事务办公室),按规定进入第二步和第三步。

审批后的材料请自行保留复印件或扫描件,以备报销时用。

 

第二步 统一上报省外办(出访港澳台请另咨询学校港澳台事务办公室)办理出访审批

外事处协助出访团在省外办报送审批。省外办审批工作流程和审批材料,参考 “广东省外办因公出国审批工作指南”http://www.gdfao.gov.cn/Item/25551.aspx

除以上材料外,另需出访团组所有成员提交以下材料给外事处:

Ÿ 外文邀请函的中文翻译件(电子版,纸质版需团长签名)

Ÿ 出国人员备案表(无需领导签字盖章,电子版)

Ÿ 身份证扫描件(电子版,正反面在同一A4纸上,清晰,建议用pdf格式

Ÿ 因公临时出境团组信息公示(电子版)

Ÿ 省外办电子审批表(电子版)

Ÿ 个人情况表(根据不同出访国家,具体表格由外事处给出访人为准

Ÿ 办理签证的经费

Ÿ 任务批件一式四份 (学术性出访团组成员的“职务(职称)”和“级别”填写专业技术职务(职称)和级别,有厅级领导带队出访的可由外事处填写)

Ÿ 学术访问团的申请函在提交前述材料后10天内将1个月内拍的因公出访签证照片4张(白底、露耳朵,照片背后写名字)、彩色照片回执(在签名格处签名)、及照片电子版(未裁剪过)交外事处。去美国、以色列的要另外交2张50mm*50mm的照片。

 

第三步  通过省外办平台办理因公临时护照及签证

省外办审批同意因公出访后,外事处向省外办申请办理护照、签证。因各国办理签证要求不同,外事处会与出访人具体沟通。出访前其他准备及出访期间注意事项由外事处另行提供。

 

3阶段:出访过程严格执行经审批的任务行程

在完成计划任务目标前提下,在规定的时间、地区内可增加相应类别的交流内容和任务,提高出访效益。

因特殊原因,原任务目标未能完成,或需改变出访地区的,应及时向我校经费任务和外事管理部门报告,获批后方能变更。

 

4阶段:出访结束入境后及时总结和报备

 1.持因公护照或因公通行证出访者,完成出访任务后,须在入境5个工作日内及时将证照交给外事处(港澳台事务办公室)统一保管,并呈交省外办检查出入境标记。

2.回国后10个工作日内向外事处和经费任务管理部门提交以下材料:

(1)《仲恺农业工程学院因公临时出国(境)任务行程完成表》(团长签名的纸质版,电子版)

(2)《出访报告评估表》(团长签名的纸质版,电子版)

(3)《广东省因公出国确认书》(团长填写并签名的纸质版)

(4)3-10张反映各项出访任务的照片 (电子版)

(5)包含照片和绩效评估的出访总结(电子版)

 

(6) 厅级领导干部另须提交《广东省市厅级干部因公临时出国绩效评估表》,(团长签名的纸质版,电子版)

(7)出国团组情况登记表(可由外事处填写)

3.于20天内自行发新闻文稿,在本部门(单位)公布实际执行情况和出访报告等,自觉接受群众和组织监督,实现资源与成果共享。

4.如果在第3阶段发生特殊原因出现出访任务目标未完成、行程与审批不一致的,入境后5天内须向经费任务管理部门和外事部门提交详细书面说明,并提供变更原因的实证材料。

 

三、申报常见问题及建议要求

出访资料出现问题,往往导致审批反复,耽误办证时间,延误出访或造成无法出访。

1.申报信息填写不完整,表述不清晰或不准确,前后不一致,没有严格按要求填写。

不同的表,可能是呈送不同的部门和领导审批;审批人员事前对您的出访事由、相关项目是不了解的,要能通过申报材料让各级审批人员对全部出访信息迅速有明确、准确的了解,做出审批判断。

建议:认真核对邀请函信息是否正确;每个申报表(函)都要独立、清晰、完整、准确表述和填写,不留空白;各表相同的信息要一致,比如,个人信息、职务、出访时间和天数、预算等。工作单位要写到与职务、出访任务相符,比如,职务不要仅写书记、处长,要写明是学校党委、还是哪个总支、什么支部的书记,或哪个处的处长,是什么专业的职称,其他职务、职称类似;有多个职务、职称的,重点写与出访任务相关的。

 2.行程简单、不完整。

 按规定,行程必须填写具体航班的编号、时间、出发地、目的地;行程要求当地时间每天8:00~18:00都有具体公务安排,包括周六日,并细化到上下午每半天(2~4小时为一单元),可包含午饭和去往下一个公务地点的路途。如有上午或下午半天或以上空余时间,必须重新紧凑安排行程、提前结束回国。

 3.公务内容、任务简单,空泛没有体现出访必要性或与出访成员角色不符、意义不明确等。

 任务内容、目的写得简单、不具体、不准确,没有说明邀请单位与出访单位(人)的关系或前期交流合作基础,会让人感觉你对出访内容任务不熟悉、没计划好、或任务内容不多不重要、意义不大、因人出访,那就难以通过审批。一般性考察和慰问不能作为主要出访任务,可以作为额外附加内容。建议有符合因公出国要求的内容任务并认真思考好出访内容任务、目的意义、必要性和重要性后再申报;“备案表”中的出访任务应与自身岗位、职务、团中的角色相应,出访团有多名成员时,不同成员的应不完全相同;任务行程表中就体现所有人的出访任务。学术性出访团组成员的“职务(职称)”和“级别”填写专业技术职务(职称)和级别,单纯行政人员,除特殊需要需特别说明出访任务外,一般不参与学术性出访。

 4.照片、扫描件不清晰,或照片过时,没有及时提交符合要求的材料。要按要求提供近期、清晰度高的照片、扫描件。

 5.出访时间等超限、计算不准确或不一致,申报太仓促。

 因公临时出访时长,是指离开中国内地边境至进入中国内地边境这段时间,包括在飞机上的时间。文件中提供的出访次数、时长、经费标准是不得突破的上限,不是实际必须达到的值,实际出访时长、经费应严控在上限额内且按实际任务厉行节约。不同表中的出访时间和时长要明确且一致。要留出足够的审批时间,尤其7~9月出访高峰期,需预留至少3个月的审批办证时间。

6.没遵守本文一、中提到的注意事项,比如但不限于“邀请函”。

 

四、特别提示

1.寒暑假期是全省的出访外出高峰期,省外办和领馆需要更多时间审批和办证。初次办理因公出访的老师,请提前4个月咨询外事处甘老师(89003275)

2.由于非出访团成员及学生无法全面理解因公出国的政策要求、团组信息,请出访团指定联络员负责收集和递交材料,不要请非出访团成员和学生来交材料,以免耽误沟通和申报。一个团组指定一位出访人为联络人,所有的材料请由联络人统一收集交付。

3.在办因公证照期间请不离开广州,保持手机畅通,定时查看邮箱,以便迅速反馈信息、补充资料、顺利办理。

                                                                                                                                                                                                        

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